Digitalisierung in der Jugendhilfe – Teil 2: Eigene Software statt Insellösungen
Im ersten Teil unserer Blogreihe haben wir unsere technische Grundausstattung vorgestellt – von MacBooks und iPhones über Google Workspace bis hin zu unserer digitalen Buchhaltung.
Doch Hardware allein macht noch keine digitale Jugendhilfe.
Schon nach kurzer Zeit haben wir festgestellt, dass viele unserer Arbeitsabläufe mit Standardsoftware nur umständlich oder gar nicht abgebildet werden können. Die meisten Programme richten sich an Unternehmen, Behörden oder Arztpraxen – nicht jedoch an die besonderen Anforderungen der Jugendhilfe.
Deshalb haben wir begonnen, eigene digitale Lösungen zu entwickeln.
Vom PDF-Handbuch zum digitalen Unternehmens-Wiki
Am Anfang stand ein ganz gewöhnlicher Leitfaden als PDF.
Darin fanden sich Dienstanweisungen, pädagogische Standards, Kontaktdaten, arbeitsrechtliche Informationen und zahlreiche organisatorische Hinweise für neue Mitarbeitende.
Mit jeder neuen Idee und jeder neuen Regel wurde das Dokument umfangreicher. Irgendwann umfasste der Leitfaden über 50 Seiten. Änderungen mussten ständig neu verschickt werden und niemand wusste mehr sicher, ob wirklich alle die aktuelle Version nutzten.
Also haben wir den Leitfaden komplett neu gedacht.
Heute arbeiten wir mit einem unternehmensinternen Wiki auf Basis von BookStack.
Alle Informationen sind übersichtlich nach Themen strukturiert – vom pädagogischen Konzept über arbeitsrechtliche Regelungen bis hin zu konkreten Arbeitsanweisungen. Neue Inhalte stehen sofort allen Mitarbeitenden zur Verfügung und können jederzeit aktualisiert werden.
Das Wiki ist mittlerweile zum zentralen Wissensspeicher unseres Unternehmens geworden. Neue Mitarbeitende finden sich deutlich schneller zurecht und erfahrene Kolleginnen und Kollegen müssen Informationen nicht mehr mühsam suchen oder weiterleiten.
JZ-Control – unser eigenes Kontrollzentrum
Mit dem Wachstum unserer Einrichtungen entstand die nächste Herausforderung.
Einzüge, Auszüge, Kostenübernahmen, Fachleistungsstunden, Rechnungen und Auswertungen wurden zunehmend komplexer. Klassische Excel-Tabellen stießen schnell an ihre Grenzen.
Deshalb entstand JZ-Control.
Die Anwendung bildet heute zahlreiche Verwaltungsprozesse der Junge Zukunft digital ab.
Unsere Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter erfassen dort neue Klientinnen und Klienten, dokumentieren Ein- und Auszüge und pflegen die jeweiligen Kostenübernahmen ein.
Darauf aufbauend übernimmt das System zahlreiche Aufgaben automatisch:
- Erinnerungen an auslaufende Kostenübernahmen
- automatische Berechnung von Fachleistungsstunden
- Vorbereitung der Rechnungsstellung
- Verwaltung der Abrechnungsdaten
- aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen für die Geschäftsführung
Viele Arbeitsschritte, die früher manuell durchgeführt werden mussten, laufen heute automatisiert im Hintergrund.
Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schafft Transparenz.
Der digitale VerfahrensLOTSE
Aktuell arbeiten wir an unserem bislang größten Digitalisierungsprojekt.
In Berliner Jugendämtern gibt es sogenannte Verfahrenslotsen. Sie unterstützen dabei, den Überblick über Zuständigkeiten, Leistungen und gesetzliche Grundlagen zu behalten.
Wir haben uns gefragt: Warum sollte dieses Wissen nur in einzelnen Behörden vorhanden sein?
Deshalb entwickeln wir derzeit einen digitalen VerfahrensLOTSEN für unsere Mitarbeitenden.
Darin werden sämtliche relevanten Informationen gebündelt:
- gesetzliche Grundlagen
- Zuständigkeiten der Berliner Behörden
- Ansprechpartner
- Antragsverfahren
- Fristen
- Fördermöglichkeiten
- Handlungsempfehlungen
- praktische Arbeitshilfen
Unsere Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter können dadurch schnell und unkompliziert auf aktuelles Fachwissen zugreifen, ohne lange recherchieren zu müssen.
Das Besondere dabei: Wir möchten dieses Projekt langfristig nicht nur intern nutzen.
Nach Abschluss der Entwicklung planen wir, den digitalen VerfahrensLOTSEN kostenlos zur Verfügung zu stellen. Unser Ziel ist es, nicht nur die Digitalisierung der Junge Zukunft voranzubringen, sondern auch einen Beitrag zur Digitalisierung der gesamten Jugendhilfe zu leisten.
Digitalisierung endet nicht bei der eigenen Organisation
Für uns bedeutet Digitalisierung nicht, möglichst viele Programme einzusetzen.
Sie bedeutet, Arbeitsabläufe einfacher, transparenter und effizienter zu gestalten, damit mehr Zeit für das Wesentliche bleibt: die Begleitung junger Menschen.
Deshalb entwickeln wir Software immer aus der Praxis heraus. Nicht, weil wir Software entwickeln möchten – sondern weil wir die tägliche Arbeit unserer Mitarbeitenden erleichtern und die Qualität unserer Jugendhilfe kontinuierlich verbessern wollen.
Im nächsten Teil unserer Blogreihe stellen wir die digitalen Werkzeuge vor, die wir aktuell für unsere sozialpädagogische Arbeit mit den Klientinnen und Klienten entwickeln.