Ordnung statt Papierchaos – unser neuer Klientenaktenordner ist endlich da

Wer schon einmal umgezogen ist oder einen wichtigen Behördenbrief gesucht hat, kennt das Problem.

Die Krankenkasse schreibt, das Jobcenter möchte Unterlagen, der Mietvertrag liegt irgendwo zwischen Kontoauszügen und alten Schulzeugnissen und die Meldebescheinigung ist plötzlich unauffindbar.

Viele Erwachsene tun sich bereits schwer damit, ihre Unterlagen zu organisieren. Wie soll es dann jungen Menschen gelingen, die häufig ohne familiäre Unterstützung ins eigenständige Leben starten?

Genau aus diesem Gedanken heraus ist bei der Junge Zukunft ein Projekt entstanden, das uns schon lange beschäftigt hat.

Gemeinsam entwickelt – aus der Praxis für die Praxis

In den vergangenen Monaten haben Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter, Einrichtungsleitungen sowie die Geschäftsführung gemeinsam an einem neuen Klientenaktenordner gearbeitet.

Nicht am Schreibtisch einer Verwaltung. Sondern aus den Erfahrungen der täglichen sozialpädagogischen Arbeit heraus.

Bürokratie verständlich machen

Der Ordner begleitet unsere jungen Menschen von Beginn der Betreuung an. Alle wichtigen Dokumente erhalten einen festen Platz. Die zwölf Register orientieren sich dabei konsequent am Alltag unserer Klientinnen und Klienten:

• Stammdaten und Ansprechpartner
• Persönliche Dokumente und Identität
• Sozialleistungen
• Finanzen
• Versicherungen
• Wohnen
• Bildung und Beruf
• Verträge
• Gesundheit
• Hilfeplanung
• Aufenthalt und Asyl
• Archiv

Jedes Register enthält zusätzlich eine Übersicht darüber, welche Dokumente dort abgeheftet werden sollten – vom Mietvertrag über den Impfpass bis hin zu Bescheiden des Jobcenters oder Hilfeplänen.

Dadurch lernen unsere Klientinnen und Klienten ganz nebenbei, ihre Unterlagen eigenständig zu organisieren.

Ein Werkzeug für die Selbstständigkeit

Der Ordner ist bewusst mehr als eine klassische Akte.

Er ist ein Lerninstrument.

Viele bürokratische Herausforderungen entstehen nicht, weil junge Menschen etwas nicht können, sondern weil ihnen nie jemand gezeigt hat, wie Ordnung bei wichtigen Unterlagen funktioniert.

Genau hier setzen wir an.

Während der Betreuung arbeiten wir konsequent mit diesem System. Briefe werden gemeinsam eingeordnet, Unterlagen sortiert und wichtige Dokumente vervollständigt. So entsteht Schritt für Schritt eine persönliche Dokumentenmappe, die den Alltag erheblich erleichtert.

Ein Ordner, der mitzieht

Das Schönste an diesem Projekt: Der Ordner bleibt nicht bei uns.

Wenn unsere Klientinnen und Klienten die Junge Zukunft verlassen und den Schritt in ein eigenständiges Leben gehen, nehmen sie ihn selbstverständlich mit.

Sie verlassen unsere Einrichtung nicht nur mit mehr Selbstständigkeit, sondern auch mit einer vollständig sortierten Dokumentenablage, die sie in ihrem weiteren Leben begleitet.

Manchmal sind es eben nicht die großen Innovationen, die den Unterschied machen. Manchmal beginnt Selbstständigkeit mit einem gut sortierten Ordner.