Digitalisierung in der Jugendhilfe – Teil 1: Unsere technische Grundausstattung
Digitalisierung ist in der Jugendhilfe kein Selbstzweck. Sie soll den pädagogischen Alltag erleichtern, Verwaltungsaufwand reduzieren und vor allem mehr Zeit für die Arbeit mit jungen Menschen schaffen.
Als wir die Junge Zukunft gGmbH gegründet haben, konnten wir unsere digitalen Prozesse von Anfang an neu denken. Wir mussten keine alten Strukturen übernehmen, sondern konnten uns bewusst für moderne Lösungen entscheiden. In einer kleinen Blogserie möchten wir zeigen, wie wir Digitalisierung in der Jugendhilfe leben.
Im ersten Teil geht es um die technische Grundausstattung, auf der unser Arbeitsalltag aufbaut.
Apple statt Papierberge
Jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter erhält bei Arbeitsbeginn ein eigenes MacBook Air sowie ein dienstliches iPhone 13.
Warum Apple?
Für uns steht dabei weniger die Marke als vielmehr das Zusammenspiel der Geräte im Vordergrund. Sämtliche Häuser verfügen über einen eigenen iCloud-Account. Dadurch werden Kalender, Kontakte und weitere Informationen automatisch zwischen den MacBooks und iPhones synchronisiert.
Besonders hilfreich ist dabei der gemeinsame Apple-Kalender. Termine können von allen zuständigen Mitarbeitenden eingesehen werden und sind gleichzeitig für die jeweilige Einrichtungsleitung sowie die Geschäftsführung freigegeben. Hausbesuche, Hilfeplangespräche, Arzttermine oder Teamsitzungen sind dadurch jederzeit aktuell und für alle Beteiligten transparent.
Gerade in der ambulanten Jugendhilfe, in der Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter viel unterwegs sind, erleichtert diese Synchronisation die tägliche Zusammenarbeit erheblich.
Google Workspace – Zusammenarbeit ohne Dateichaos
Unsere gesamte E-Mail-Kommunikation läuft über Google Workspace for Nonprofits.
Damit nutzen wir Gmail als professionellen und DSGVO-konformen E-Mail-Dienst für Unternehmen. Gleichzeitig stehen uns alle Vorteile der Google-Arbeitsumgebung zur Verfügung.
Besonders wichtig ist für uns Google Drive.
Jedes Haus verfügt über eine gemeinsame Cloud, auf die alle berechtigten Mitarbeitenden gleichzeitig zugreifen können. Dokumente müssen nicht mehr per E-Mail verschickt werden oder in verschiedenen Versionen auf unterschiedlichen Computern liegen. Alle arbeiten stets mit derselben aktuellen Datei.
Das spart Zeit, verhindert Fehler und erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit zwischen mehreren Fachkräften.
Microsoft Office – Der Standard für Dokumente
Trotz moderner Cloudlösungen bleibt Microsoft Office für viele Bereiche unverzichtbar.
Über Microsoft Office for Nonprofits verfügen alle Einrichtungen über die vollständigen Office-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint.
Insbesondere für Berichte an Jugendämter, Stellungnahmen, Hilfepläne oder Auswertungen ist Microsoft Office weiterhin der Standard. Durch das Non-Profit-Programm können wir diese professionelle Software wirtschaftlich einsetzen und gleichzeitig allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen.
Digitale Buchhaltung mit Qonto
Auch unsere Finanzprozesse haben wir vollständig digitalisiert.
Als Geschäftskonto nutzen wir Qonto. Jeder Mitarbeitende erhält eine eigene digitale Firmenkarte für dienstliche Ausgaben.
Der große Vorteil zeigt sich direkt beim Einkauf:
Sobald eine Ausgabe erfolgt, kann unmittelbar über die App die Rechnung oder Quittung fotografiert und der Zahlung zugeordnet werden. Die Unterlagen werden sofort digital gespeichert und stehen der Buchhaltung zur Verfügung.
Da unser Steuerberater einen direkten Zugriff auf Qonto besitzt, entfallen viele klassische Arbeitsschritte. Kontoauszüge, Belegzuordnung oder das spätere Einsammeln von Quittungen gehören weitgehend der Vergangenheit an.
Das spart nicht nur Verwaltungsaufwand, sondern sorgt auch für deutlich mehr Transparenz und eine nahezu papierlose Buchhaltung.
Digitale Dienstplanung mit aplano
Ein weiterer wichtiger Baustein unserer digitalen Arbeitsweise ist unsere Dienstplan- und Zeiterfassungssoftware aplano.
Über die App organisieren unsere Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten, dokumentieren Arbeitsbeginn und Arbeitsende und behalten jederzeit den Überblick über ihre Arbeitszeitkonten. Gleichzeitig können Urlaubsanträge digital gestellt und genehmigt sowie Abwesenheiten transparent verwaltet werden.
Gerade in der ambulanten Jugendhilfe, in der unsere Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter an unterschiedlichen Standorten, in den Häusern oder direkt bei Klientinnen und Klienten tätig sind, ermöglicht aplano eine flexible und gleichzeitig transparente Arbeitsorganisation. Dienstpläne, Vertretungen und Arbeitszeiten sind für alle Beteiligten jederzeit mobil verfügbar.
So reduzieren wir auch hier den administrativen Aufwand und schaffen mehr Zeit für das Wesentliche: die pädagogische Arbeit mit unseren jungen Menschen.
Digitalisierung schafft Zeit für Menschen
Natürlich ersetzt Technik keine gute Jugendhilfe.
Aber sie kann den organisatorischen Aufwand deutlich reduzieren. Jede Minute, die wir nicht mit dem Suchen von Dokumenten, dem Nachtragen von Quittungen oder dem Abstimmen von Terminen verbringen müssen, können wir in die Arbeit mit unseren Klientinnen und Klienten investieren.
Genau deshalb verstehen wir Digitalisierung nicht als technisches Projekt, sondern als Werkzeug für bessere soziale Arbeit.
Im nächsten Teil unserer Blogreihe zeigen wir, welche digitalen Anwendungen wir selbst entwickelt haben und wie sie unseren pädagogischen Alltag unterstützen.